Kymsote: Potilastietojärjestelmän käyttöönoton laadunvarmistus

Kymenlaakson sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä, Kymsote, sai RD Velholta asiantuntemusta potilastietojärjestelmän käyttöönottotestaukseen. RD Velho, entuudestaan tuttuna ja osaavana toimijana, oli luonteva valinta. Käyttöönottotestauksella varmistettiin turvallinen ja sujuva käyttöönotto sekä hyväksyttiin järjestelmä osaksi Kymsoten ICT-kokonaisuutta. RD Velhon asiantuntijat toivat projektiin osaamista, jossa yhdistyi ammattitaitoinen testauksen läpivienti sekä syvällinen sote-toimialatuntemus. RD Velhon rooli isossa maakunnan potilastietojärjestelmäympäristöt yhdistävässä projektissa oli erittäin vastuullinen, sillä RD Velho huolehti testauskoordinoinnin lisäksi myös järjestelmäympäristön laadunvarmistuksesta.

Raportointimenetelmän kehittäminen kannusti havaintojen kirjaamiseen

RD Velho toteutti systemaattiset testaus- ja dokumentointikäytännöt, joilla saatiin vähennettyä loppukäyttäjinä toimivilta testaajilta ongelmien selvittämiseen liittyvää työkuormaa. Käytännöillä varmistettiin myös testauksen etenemisen seurattavuus ja mahdollisuus tarvittaessa palata testaustietoihin helposti. Testaushavaintojen raportointimenetelmää kehitettiin helpommaksi ja määrämuotoiseksi, mikä kannusti kirjaamaan havainnot tarkemmin. RD Velho huolehti myös kattavasta testaustilanteen ja avointen ongelmien raportoinnista läpi projektin.

Systemaattinen lähestymistapa sai kiitosta asiakkaan, tietojärjestelmätoimittajan, testaajien sekä muiden sidosryhmien taholta.

Kiitos RD Velhon asiantuntijoille hyvästä koordinoinnista. Testaus hoidettiin mielestäni hyvin ammattimaisesti ja saimme hyvät työkalut jatkoa varten, kommentoi Kymsoten projektipäällikkö Riitta Johannala-Kemppainen.

Koordinointi ja vertaistukea tuovat pikapalaverit hoidettiin onnistuneesti etänä

Potilastietojärjestelmä sisältää erittäin paljon toimintoja ja niihin liitettyjä toimintamalleja sekä suuren määrän integraatioita erillisjärjestelmiin. RD Velho koordinoi muodostuneen kokonaisuuden testauksen ja huolehti sen kattavuudesta ja etenemisestä sekä koulutti testauskäytännöt. Koordinointi hoidettiin onnistuneesti etänä. RD Velhon järjestämät päivittäiset pikapalaverit tarjosivat eri puolella maakuntaa työskenteleville testaajille tilaisuuden vertaiskeskusteluun ja tilannepäivitykseen. Testaajat toivatkin aktiivisesti haasteita ja tilannekuvaa esille.

Testaajilta saatujen kommenttien perusteella testauskäytännöt ja systemaattinen koordinointi selkeyttivät testauksen kulkua sekä varmisti tiedonkulun testaajien ja järjestelmätoimittajan välillä. Oli hyvä, että RD Velhon asiantuntijat veivät ongelmia tarvittaessa eteenpäin ja myös ratkaisivat niitä. Myös testauksen toimintamallin kehittämisestä oli suurta apua, kommentoi Johannala-Kemppainen.

Käyttäjäkokemustestauksella saatiin kehitysehdotuksia käyttäjäkokemuksen parantamiseen

Potilastietojärjestelmä ei saa haitata hoitohenkilökunnan varsinaista hoitotyötä. Hyväksymistestauksen yhteydessä RD Velho toteutti käyttäjäkokemustestauksen, jossa kartoitettiin ja kirjattiin käyttäjäkokemukseen ja käytettävyyteen liittyviä ongelmakohtia potilastietojärjestelmässä. RD Velho herätteli terveydenhuollon ammattilaisten käyttäjälähtöistä ajattelutapaa, jotta käyttäjäkokemuksen haasteet eivät jäisi roikkumaan perinneongelmina. Tuloksena syntyi potilastietojärjestelmän kattava yleiskuva käyttäjäkokemuksen nykytilanteesta ja lista ehdotuksia, miten haasteita voi korjata.

Käyttäjäkokemustestaus painotti niitä työnkulkuja, joita arjessa olemme sitten käyttäneet. Sen takia saimme järjestelmän hoito- ja hoivatyön vaatimusten kannalta luotettavaan kuntoon. Emme ole välttyneet yksittäisten käyttäjien pettymyksiltä joihinkin toimintoihin, mutta toisaalta niin moni käyttää järjestelmää koulutuksessa opittujen odotusten mukaisesti. Tämä, odotusten mukainen järjestelmän toimivuus, on mahdollistanut laadukkaan hoito- ja hoivatyön heti käyttöönottopäivästä lähtien, kommentoi Kymsoten tietohallintojohtaja Matti Ahola

RD Velhon ja Kymsoten yhteistyön lopputuloksena otettiin kattavasti testattu potilastietojärjestelmä ympäristöineen käyttöön uudenvuoden jälkeen 2019. Projektin myötä onnistuttiin myös viemään Kymsoten tietojärjestelmien testaus- ja laadunvarmistuskäytäntöjä systemaattisempaan ja kattavampaan suuntaan.